AI-medewerker / Financiën & administratie / Businesscase 3

Maandafsluiting is een jacht op facturen.

Op de planning

Elke leveranciersfactuur, via Peppol, mail of pdf, wordt gecodeerd, afgestemd op bestelling en levering, en geklasseerd. Uw mensen zien alleen de uitzonderingen en alles boven €5.000.

Klaar om te bouwen. Live in zes weken. Werkt in Exact Online, Winbooks, Yuki, Peppol, Outlook of Gmail.

Plan 30 minuten Bekijk de 13 AI-medewerkers
De taak vandaag

De laatste drie dagen van de maand

Dag 28

Facturen zitten op vier plaatsen: de boekhoudmailbox, de inbox van een collega, het e-facturatieportaal en een lade. De jacht begint.

Dag 29

Elke factuur wordt overgetypt, gecodeerd uit het hoofd, afgestemd op een bestelling als iemand nog weet welke. Eén leverancier, drie codes per jaar.

Dag 30

Een factuur van een leverancier die niemand kent, gaat mee met de rest. De dubbele wordt gevonden bij de audit.

Wat niemand meet

Twee vragen voor uw financiële vergadering

Hoeveel minuten kost één factuur van aankomst tot klassering, de jacht meegerekend? Hoeveel werden er vorig kwartaal betaald zonder bestelling?

E-facturatie zorgt dat de factuur proper binnenkomt. Het werk dat overblijft, coderen, afstemmen, de ontbrekende bestelling najagen, is het werk dat uw mensen haten. Met een AI-medewerker op de taak hebben beide een cijfer.

De taak met de AI-medewerker

Dezelfde maandafsluiting, uw mensen alleen op de uitzonderingen

  1. Bij aankomst – Gelezen en gecodeerd

    Via Peppol, mail of pdf. De factuur wordt gelezen, de leverancier herkend, de lijnen gecodeerd zoals u ze vorige keer codeerde.

  2. Minuten later – Afgestemd

    Afgestemd op bestelbon en leveringsbon. Prijs, aantal en btw kloppen: geboekt en geklasseerd. Kloppen ze niet: ze wacht, met het verschil erbij.

  3. Dag 30 – Alleen de uitzonderingen

    Uw mensen openen een korte lijst: boven €5.000, zonder bestelling, een nieuwe leverancier, een mogelijke dubbele. Zij beslissen; de rest is al geboekt.

Wat u koopt

De regels waaronder hij werkt

Controlekaart Factuurmedewerker
Rechten
Leest de factuurmailbox, de e-facturatie-inbox, bestelbonnen en leveringsbonnen. Schrijft ontwerpboekingen en klasseert documenten. Betaalt nooit, wijzigt geen rekeningnummer, boekt geen factuur die niet klopt.
Goedkeuring
De eerste weken elke boeking. Daarna wacht alles boven €5.000, zonder bestelling, van een nieuwe leverancier of gewijzigd rekeningnummer, en elke mogelijke dubbele, op de collega die u aanduidt.
Grenzen
Boekt alleen binnen de codes en leveranciers die u goedkeurde. Een maximum aan boekingen per dag. Maakt nooit een leverancier aan, keurt nooit een betaalrun goed.
Registratie
Elke factuur, afstemming, code, goedkeuring en boeking wordt geregistreerd met bron en tijdstip. U bepaalt de bewaartermijn en wie mag nakijken; uw revisor ook.
Stop
Eén schakelaar zet hem stil. Een eigenaar bij u beslist. Facturen die onderweg zijn, blijven ongeboekt in de inbox, voor uw mensen.
Gegevens
Blijven in Europa, in uw eigen boekhouding en mailbox. Worden nergens voor getraind. De verwerkers staan op de Data-pagina.
Transparantie
Elke ontwerpboeking en elk leveranciersbericht is gemarkeerd als opgesteld door de AI-medewerker, zoals de Europese AI-verordening sinds augustus 2026 vraagt.

Dezelfde zeven lijnen op elke pagina van een AI-medewerker. Hoe we ze waarmaken, is ons werk; dat ze standhouden, ziet u in het logboek.

De demonstratie

Negentig seconden, uw boekhouding, fictieve leveranciers

Eén factuur, van mailbox tot boekhouding, in de systemen die u gebruikt. Het activiteitenlog op onze homepage is deze taak.

Bekijk het op uw eigen boekhouding — plan 30 minuten
  1. 01De factuurEen pdf komt binnen om 9u42. Leverancier, bedrag en vervaldag uitgelezen, bron erbij; de bestelling gevonden.
  2. 02De uitzonderingHet aantal wijkt af van de leveringsbon. Ze wacht. Uw collega ziet het verschil, één knop.
  3. 03Het logboekGeboekt, geklasseerd, elke stap geregistreerd. De maandafsluiting: alleen de uitzonderingen.
Na de livegang

Wat we meten

Drie indicatoren, elke maand gerapporteerd. Geen cijfer hier tot we er een gemeten hebben.

  • Handelingsgraad het aandeel facturen dat een mens moest openen, en waarom.
  • Doorlooptijd uren van aankomst tot geboekt en geklasseerd.
  • Uitzonderingen per honderd hoeveel van elke honderd facturen aan een controle bleven hangen, per reden.
Vóór we bouwen

Wat we van u nodig hebben

  • Leestoegang tot uw boekhouding, factuurmailbox en e-facturatie-inbox.
  • De boekingen van vorig jaar, zodat hij codeert zoals u codeert.
  • Bestelbonnen en leveringsbonnen in een systeem, niet op papier.
  • De regels die we in de diagnose vastleggen: de drempel, wie goedkeurt, wat een nieuwe leverancier is.

Werkt met

Exact Online, Winbooks, Yuki, Peppol, Outlook en Microsoft 365, Gmail — en uw ERP via de API.

Investering

Zes weken, een vast tarief, van u

  • Tijd tot livegang zes weken na de ondertekende scope en prijs.
  • Vast tarief vastgelegd in de ondertekende scope en prijs, vóór we bouwen.
  • Beheer optioneel, maandelijks. Wij laten hem draaien, volgen het logboek, passen de regels met u aan. U houdt de controle.

Drie vragen over deze taak

  1. Onze facturen komen als gescande pdf's, niet als e-facturen. Dan leest hij de pdf. Een e-factuur is zekerder; een scan werkt, en elk onduidelijk veld gaat naar een mens.
  2. Wat als een leverancier dezelfde factuur twee keer stuurt? Ze wordt gemarkeerd als mogelijke dubbele en wacht op een mens. Niets wordt twee keer geboekt zonder dat iemand beslist.
  3. Onze boekhouder doet de boeken. Dan bereidt hij voor en klasseert hij, en uw boekhouder bekijkt een korte lijst in plaats van een schoenendoos. We zetten het samen op.
Businesscase 3

Hoeveel facturen heeft uw team vorige maand gezocht?

Dertig minuten, geen slides. Breng de leveranciersfacturen van vorige maand mee; we tonen welke op een mens hadden gewacht.

Plan 30 minuten Bekijk de 13 AI-medewerkers