De gedeelde mailbox bepaalt onze dag.
Op de planningElk bericht wordt een dossier: beantwoord uit uw goedgekeurde kennis, of doorgegeven met een samenvatting. Een prijs, een datum of een toezegging wacht op een mens.
Klaar om te bouwen. Live in zes weken. Werkt in Outlook, Gmail, Zendesk, Teamleader of Odoo.
Maandagochtend, info@
8u30
Zestig berichten sinds vrijdag. Waar blijft mijn bestelling, stuur die factuur nog eens, kunt u donderdag leveren. Twee mensen beginnen bovenaan.
11u15
Een klant stelt dezelfde vraag voor de derde keer, aan een derde collega. Elk antwoordt; niemand weet wat de anderen schreven.
17u40
De klacht van dinsdag is nog onbeantwoord. Ze lag de hele week achter dertig makkelijkere vragen.
Twee vragen voor uw maandagvergadering
Hoeveel berichten van vorige week vroegen wat uw website al beantwoordt? Hoeveel klanten schreven twee keer voor iemand antwoordde?
De meeste bedrijven weten het niet; de mailbox telt niet. Met een AI-medewerker op de taak is elk bericht een dossier met nummer, eigenaar en klok.
Dezelfde maandag, elk bericht een dossier
-
8u30 – Geregistreerd en gesorteerd
Elk bericht wordt een dossier: wie, wat, welke bestelling. Vragen die uw goedgekeurde kennis beantwoordt, krijgen een ontwerpantwoord met de bron erbij. De rest gaat naar de juiste collega met een samenvatting.
-
8u45 – Goedgekeurd of doorgegeven
De eerste weken keurt een mens elk antwoord goed; daarna vertrekken routineantwoorden volgens uw regels. Een prijs, een datum of een toezegging wacht op de collega die u aanduidt. De klacht ligt bovenaan.
-
De hele week – Niets valt stil
De klant hoort bij elke stap iets terug tot het dossier sluit. Een tweede bericht over dezelfde vraag komt op hetzelfde dossier, niet bij een derde collega.
De regels waaronder hij werkt
- Rechten
- Leest de gedeelde mailbox, uw goedgekeurde kennis, de bestel- en klantgegevens. Schrijft dossiers, ontwerpen en samenvattingen. Wijzigt nooit een bestelling, maakt geen creditnota, raakt de facturatie niet aan.
- Goedkeuring
- De eerste weken elk antwoord. Daarna wacht elke wijziging van prijs, datum of toezegging, elke terugbetaling of creditnota en elke klacht op de collega die u aanduidt.
- Grenzen
- Antwoordt alleen uit kennis die u goedkeurde; geeft door als die er niet is. Een maximum aan antwoorden per klant en per dag, binnen de kantooruren. Escaleert of sluit een klacht nooit zelf.
- Registratie
- Elk bericht, dossier, ontwerp, elke bron, goedkeuring en verzending wordt geregistreerd met tijdstip en eigenaar. U bepaalt de bewaartermijn en wie mag nakijken.
- Stop
- Eén schakelaar zet hem stil. Een eigenaar bij u beslist. Open dossiers blijven open, met hun geschiedenis, voor uw mensen.
- Gegevens
- Blijven in Europa, in uw eigen mailbox en servicetools. Worden nergens voor getraind. De verwerkers staan op de Data-pagina.
- Transparantie
- Elk ontwerp en elk bericht is gemarkeerd als opgesteld door de AI-medewerker, zoals de Europese AI-verordening sinds augustus 2026 vraagt.
Negentig seconden, uw mailbox, fictieve klanten
Eén maandagochtend, zestig berichten naar een gesorteerde dossierlijst, in de tools die u gebruikt.
Bekijk het op uw eigen mailbox — plan 30 minuten- 01De mailboxZestig berichten sinds vrijdag. Elk wordt een dossier met een naam, een bestelling en een vraag.
- 02Het antwoordEen factuurkopie uit de boekhouding, bron erbij. Uw collega keurt goed. De gewijzigde leverdatum wacht op de planner.
- 03Het logboekVrijdag: elk dossier gesloten, elk antwoord geregistreerd, de klacht maandag behandeld.
Wat we meten
Drie indicatoren, elke maand gerapporteerd. Geen cijfer hier tot we er een gemeten hebben.
- Eerste antwoord minuten van binnenkomend bericht tot eerste verstuurde antwoord.
- Handelingsgraad het aandeel dossiers dat een mens moest behandelen, en waarom.
- Twee keer gevraagd hoeveel klanten opnieuw schreven voor er een antwoord kwam.
Wat we van u nodig hebben
- Uw goedgekeurde kennis: prijslijst, leveringsvoorwaarden, de antwoorden die u nu al kopieert en plakt.
- Toegang tot de gedeelde mailbox en het bestel- of klantensysteem achter de antwoorden.
- De regels die we in de diagnose vastleggen: wat routine is, wat op een mens wacht, wie een klacht in handen krijgt.
- Drie namen: wie goedkeurt, wie de klachten krijgt, wie de schakelaar beheert.
Werkt met
Outlook en Microsoft 365, Gmail en Google Workspace, Zendesk, Teamleader, Odoo — en uw bestelsysteem via de API.
Zes weken, een vast tarief, van u
- Tijd tot livegang zes weken na de ondertekende scope en prijs.
- Vast tarief vastgelegd in de ondertekende scope en prijs, vóór we bouwen.
- Beheer optioneel, maandelijks. Wij laten hem draaien, volgen het logboek, passen de regels met u aan. U houdt de controle.
Drie vragen over deze taak
- Wat als hij het antwoord niet weet? Dan zegt hij dat en geeft hij het dossier met een samenvatting door aan een mens. Gokken doet hij nooit.
- Weet de klant dat hij met AI te maken heeft? Ja. Elk bericht vermeldt dat de AI-medewerker het opstelde en noemt de verantwoordelijke collega.
- Kan hij ook de telefoon opnemen? Nog niet. Telefonisch onthaal is een latere AI-medewerker. Vandaag: e-mail, webformulieren en uw servicetool.
Welke vraag beantwoordde uw team vorige week drie keer?
Dertig minuten, geen slides. Breng de mailbox van afgelopen maandag mee; we lopen ze samen door.