AI-medewerker / Operaties / Businesscase 4

Bestellingen komen binnen als pdf en iemand typt ze over.

Op de planning

Elke bestelling per e-mail, pdf of spreadsheet wordt een gecontroleerde order in uw ERP, bevestiging verstuurd. Een prijsafwijking, nieuwe klant of artikel zonder voorraad wacht op een mens.

Klaar om te bouwen. Live in zes weken. Werkt in Odoo, Exact Online, SAP Business One, Outlook of Microsoft 365.

Plan 30 minuten Bekijk de 13 AI-medewerkers
De taak vandaag

Een dinsdag op de orderdesk

8u10

Dertig bestellingen in de mailbox: een pdf van de grote klant, een spreadsheet van een andere, een e-mail van één regel: "zoals vorige maand". Twee mensen beginnen te typen.

14u30

Order negentien heeft een oude prijs. Niemand zag het; de prijslijst veranderde in maart. De klant ziet het wel, op de factuur.

16u50

De laatste pdf staat om 17u20 in het ERP. De bevestiging vertrekt morgen. De vrachtwagen vertrekt met één pallet te weinig: 2 getypt in plaats van 12.

Wat niemand meet

Twee vragen voor uw operationele vergadering

Hoeveel orderregels hebben uw mensen vorige maand overgetypt, en hoeveel hadden een verkeerd aantal, een verkeerde prijs of datum? Welke vond u vóór de vrachtwagen vertrok?

De meeste bedrijven weten het niet. Overtypen is waar verkeerde cijfers binnenkomen, en niemand telt ze tot een klant het doet. Met een AI-medewerker op de taak heeft elke regel een bron en een controle.

De taak met de AI-medewerker

Dezelfde dinsdag, uw mensen alleen op de uitzonderingen

  1. 8u10 – Gelezen en afgestemd

    Pdf, spreadsheet en e-mail worden gelezen. Klant, artikelen, aantallen en leverdatum worden afgestemd op uw ERP, artikel per artikel.

  2. 8u14 – Gecontroleerd en geboekt

    Prijzen tegen uw huidige lijst, voorraad tegen het magazijn, voorwaarden tegen die van de klant. Alles klopt: de order staat in het ERP, de bevestiging is verstuurd.

  3. De hele dag – Alleen de uitzonderingen

    Een oude prijs, een onbekende klant, een regel zonder voorraad: de order wacht, met het verschil erbij. Uw mensen beslissen, met één tik.

Wat u koopt

De regels waaronder hij werkt

Controlekaart Orderinvoer uit e-mail
Rechten
Leest de ordermailbox, prijslijst, voorraad en klantgegevens. Schrijft ontwerporders, verstuurt bevestigingen volgens uw sjabloon. Wijzigt nooit een prijs, maakt geen klant aan, geeft geen levering vrij.
Goedkeuring
De eerste weken elke order. Daarna wacht elke prijsafwijking, nieuwe klant, artikel zonder voorraad, overschreden kredietlimiet of ongewoon aantal op de collega die u aanduidt.
Grenzen
Boekt alleen artikelen en klanten uit uw ERP. Een maximum aan orders en orderwaarde per dag. Verzendt nooit, factureert nooit, escaleert nooit zelf.
Registratie
Elke order, bron, afstemming, controle, goedkeuring en boeking wordt geregistreerd met tijdstip en eigenaar. U bepaalt de bewaartermijn en wie mag nakijken.
Stop
Eén schakelaar zet hem stil. Een eigenaar bij u beslist. Orders die onderweg zijn, blijven ongeboekt in de mailbox, voor uw mensen.
Gegevens
Blijven in Europa, in uw eigen ERP en mailbox. Worden nergens voor getraind. De verwerkers staan op de Data-pagina.
Transparantie
Elke ontwerporder en elke bevestiging is gemarkeerd als opgesteld door de AI-medewerker, zoals de Europese AI-verordening sinds augustus 2026 vraagt.

Dezelfde zeven lijnen op elke pagina van een AI-medewerker. Hoe we ze waarmaken, is ons werk; dat ze standhouden, ziet u in het logboek.

De demonstratie

Negentig seconden, uw ERP, fictieve klanten

Eén bestelling, van pdf tot bevestiging, in de systemen die u gebruikt.

Bekijk het in uw eigen ERP — plan 30 minuten
  1. 01De bestellingEen pdf komt binnen om 8u10. Klant, twaalf regels, levering donderdag, gelezen en afgestemd op uw artikelen.
  2. 02De uitzonderingRegel zeven heeft nog de prijs van maart. Ze wacht. Uw collega ziet beide prijzen, één knop.
  3. 03Het logboekGeboekt, bevestigd, elke stap geregistreerd. Het magazijn heeft de order enkele minuten na verzending.
Na de livegang

Wat we meten

Drie indicatoren, maandelijks. Geen cijfer hier tot we er een gemeten hebben.

  • Handelingsgraad het aandeel orders dat een mens moest openen, en waarom.
  • Doorlooptijd minuten van binnenkomende bestelling tot verstuurde bevestiging.
  • Regelfouten verkeerde aantallen, prijzen of data gevonden na boeking, per honderd regels.
Vóór we bouwen

Wat we van u nodig hebben

  • Toegang tot de ordermailbox en uw ERP: artikelen, prijzen, voorraad, klanten.
  • De orders en bronbestanden van vorig jaar, zodat hij leert hoe elke klant bestelt.
  • Uw bevestigingssjabloon en leveringsvoorwaarden.
  • De regels die we in de diagnose vastleggen: wat een prijsafwijking is, wie goedkeurt, wie een nieuwe klant aanvaardt.

Werkt met

Odoo, Exact Online, SAP Business One, Outlook en Microsoft 365, Gmail — en uw ERP via de API.

Investering

Zes weken, een vast tarief, van u

  • Tijd tot livegang zes weken na de ondertekende scope en prijs.
  • Vast tarief vastgelegd in de ondertekende scope en prijs, vóór we bouwen.
  • Beheer optioneel, maandelijks. Wij laten hem draaien, volgen het logboek, passen de regels met u aan. U houdt de controle.

Drie vragen over deze taak

  1. Elke klant bestelt anders. Precies daarom. Hij leert het formaat van elke klant uit eerdere bestellingen; een nieuw formaat wacht de eerste keer op een mens.
  2. En bestellingen per telefoon of op papier? Telefonische bestellingen zijn een latere AI-medewerker. Een papieren bestelling, gescand naar de mailbox, wordt gelezen als een pdf.
  3. Weet de klant het? De bevestiging vermeldt dat de AI-medewerker ze opstelde en noemt de verantwoordelijke collega.
Businesscase 4

Hoeveel orderregels heeft uw team vorige week overgetypt?

Dertig minuten, geen slides. Breng de bestellingen van afgelopen dinsdag mee; we tonen welke meteen door hadden gekund.

Plan 30 minuten Bekijk de 13 AI-medewerkers